External Links

Name and URL

                                                                                                                                                                      

Field	Description	Example
Name	The name of the link as it displays in the system	Ticket ID
URL	The URL of the internet location of the file you want to link to (200 characters maximum). If using a parameter, this is the base URL	https://www.company.com/data

                                                                            

Optional. Parameter

Use parameters to automatically pull data from the ticket and add it to the end of the link URL (base URL) to make the link work, if needed. For example, a ticket ID parameter could link to a file containing more information about the ticket. 

                                                                            

The parameters listed are the only ones available (you cannot create your own parameters). 

                                                                            

When you check a parameter, its name is automatically filled in. You can edit the name by clicking in the name field (20 characters maximum).

                                                                            

How External Links are Built by the System

The system builds links by:

                                                                            

1. Adding  a question mark (?) at the end of the URL: 

                                                                                       

   https://www.company.com/data?

2. Adding the parameter name and an equals sign (=):

                                                                                       

   https://www.company.com/data?Ticket_ID=

3. Adding the value of the parameter from the ticket:

                                                                                       

   https://www.company.com/data?Ticket_ID=236588745125

                                                                                       

   On the External Link Summary page, parameter values are represented by parameter names in brackets, for example: Ticket_ID=[Ticket_ID]

4. Optional. Each parameter name/value pair is separated by an ampersand (&):

                                                                                       

   https://www.company.com/data?Ticket_ID=[236588745125]&RegCode=[HGMG]&ExcavatorEmailExcvEmail=[bsmith@excavator.com]

                                                                            

On the External Link Summary page, parameter values are represented by parameter names in brackets to make them easy to see: Ticket_ID=[Ticket_ID]. However, the system does not put parameter values in brackets when building real links used by the system:

                                                                              

External Link Summary Page	https://www.company.com/data?Ticket_ID=[Ticket_ID]&RegCode=[RegCode]&ExcavatorEmail=[ExcvEmail]
Example Link with Values from Ticket	https://www.company.com/data?Ticket_ID=[236588745125]&RegCode=[HGMG]&ExcavatorEmailExcvEmail=[bsmith@excavator.com]

                                                                                                                                                    

Links can display in these places: 

• Actions. The external link is in the window that appears when taking these actions:                                                                                                                                                                            

  Action	Action Window after clicking Action from Ticket Details Actions list
  Assignment	Assign > Assign Tickets window (last section at bottom of window)
  Notes	Add Note > Notes window (last section at bottom of window)
  Put in Folder	Assign > Put this Ticket into a Folder > Folder window (last section at bottom of window)
  Response	Response > Response window (last section at bottom of window)

                                                                                      

   

• Actions dropdown list. In the Ticket Details Actions dropdown list                                                              

                                                                                                                                                                                             

• Auto Display in Browser. When the Ticket Details page appears, the external link automatically opens in its own browser window                                                                                                                                          

• Details Page. In the Ticket text window,                                                                                         

                                                                                                                                                                                             

• Map. On the Ticket Details map, in the upper right corner:

                                                                                  

                                                                            

Links are not stored in tickets when they're updated (note, responses) or in the audit history of the ticket. 

                                                                        

External links appear on the Item Details page in the Actions List (not when responding, assigning, adding notes, or putting in folders). Optionally, they can also appear on the Item Details map.